نمای کلی مدیریت مالی غیرانتفاعی ایالات متحده

نمای کلی زیر به شما چشم انداز کلی در مورد فرآیندهای اساسی درگیر در مدیریت مالی غیرانتفاعی می دهد. اصطلاحات کلیدی برای یادگیری پررنگ است. هنگام بازگشت به راهنمای اصلی مدیریت مالی غیرانتفاعی ایالات متحده ، بعداً در بخش های بعدی اطلاعات بیشتری کسب خواهید کرد

فعالیت های زیر که در این صفحه شرح داده شده است به طور مرتب به عنوان بخشی از چرخه حسابداری سالانه انجام می شود. چرخه حسابداری شامل حسابداری ، تولید صورتهای مالی و تجزیه و تحلیل اطلاعات از بیانیه ها است.

فعالیتهای اساسی حسابداری

حسابداری اساساً در حال ضبط معاملات مالی مختلف است. فعالیت های حسابداری اغلب توسط کسی که کارهای اصلی روحانی را در سازمان انجام می دهد می تواند انجام شود. غالباً ، خزانه دار هیئت مدیره می تواند به شما در توسعه و انجام سیستم حسابداری خود کمک کند.

کتابچه راهنمای سیاست ها و رویه های مالی (یا دفترچه راهنمای حسابداری)

هیئت مدیره مجموعه ای از رویه ها را برای چگونگی مدیریت سازمان امور مالی خود ، از جمله نحوه انجام فعالیت های زیر توسط سازمان شما ، تدوین و مجاز می کند. خزانه دار هیئت مدیره معمولاً مسئولیت هیئت مدیره را برای دفترچه راهنما ، از جمله بررسی و به روزرسانی منظم آن ، هماهنگ می کند. هیئت مدیره و رئیس اجرایی باید تمام تلاش خود را برای اطمینان از رعایت رویه های موجود در دفترچه راهنما انجام دهند.

نوع سیستم حسابداری و ضبط معاملات مالی

حسابداری با نگه داشتن سابقه اساسی (یا حسابداری) شروع می شود. هنگامی که سازمان شما به تازگی شروع به کار می کند ، سیستم حسابداری شما احتمالاً مبتنی بر آنچه به عنوان سیستم حسابداری باج نقدی نامیده می شود ، به جای سیستم تعهدی تعهدی است. بسیاری از سازمان ها هنگام شروع کار ، از سیستم نقدی و یک دفترچه چک برای ردیابی معاملات استفاده می کنند. در بخش "یادداشت" دفترچه چک ، آنها توجه می کنند که آیا مبلغی که در چک نشان داده شده است هزینه یا درآمد است و مبلغ آن از کجا آمده است یا می رود. با رشد سازمان شما ، شما برای ردیابی معاملات ، استفاده از Ledgers را شروع خواهید کرد ، به عنوان مثال ، رسید های نقدی را به مجله دریافت نقدی ارسال می کنید و چک هایی را که می نویسید در مجله پرداخت نقدی.

با رشد غیرانتفاعی شما و با شروع استفاده از روش تعهدی ، به احتمال زیاد به انواع بیشتری از ژورنال ها نیاز خواهید داشت ، به عنوان مثال ، مجله دریافت نقدی ، مجله پرداخت نقدی ، مجله حقوق و دستمزد ، حساب های دریافتنی دفترچه ، حساب های قابل پرداخت ، مجله فروش ، خریدهامجله و لجر عمومی.

. یک سازش ، بسیاری از سازمان ها از مبنای پول نقد برای ثبت مطالب در مجلات استفاده می کنند ، اما برای تبدیل به مبنای تعهدی برای تولید صورتهای مالی کمک می کنند.)

شما می توانید با استفاده از یک روش تک ورودی یا دو وارد ، پست ها را انجام دهید. ورود دوگانه از یک معادله حسابداری اساسی "دارایی = بدهی + سرمایه" کار می کند. روش دوتایی اطمینان می دهد که کتابهای شما همیشه در تعادل هستند. هر معامله دارای دو مدخل ژورنال ، بدهی و اعتبار است. هر معامله بر هر دو طرف معادله تأثیر می گذارد.

هر ارسال ممکن است به اسناد همراهی که در جایی در یک پرونده نگه دارید ، اشاره کند. به عنوان مثال ، ارسال ها در مورد رسیدهای نقدی ممکن است به فاکتورهایی که برای مشتریانی ارسال کرده اید مراجعه کند که باعث شده است که آنها به سازمان خود چک بنویسند (چک هایی که شما به عنوان دریافت نقدی ارسال کرده اید). به عنوان مثال ، ارسال های مربوط به پرداخت نقدی ممکن است به فاکتورهایی که به سازمان شما ارسال شده است مراجعه کنید که باعث می شود چک های خود را بنویسید (چک هایی که به عنوان پرداخت نقدی ارسال کرده اید.) وقتی واریز به بانک می کنید ، رسید سپرده بانک را ثبت می کنیددر یک پرونده

سیستم حسابداری دستی یا خودکار

سیستم نگه داشتن رکورد شما مبتنی بر یک سیستم دستی (جایی که شما ورودی ها را انجام می دهید و آنها را با دست) یا یک سیستم رایانه ای انجام می دهد. حتی ممکن است شما تصمیم بگیرید که سیستم نگه داشتن سوابق خود را به مشاغل دیگری که مدیریت فعالیتهای حسابداری شما (به همراه سایر فعالیتهای مدیریت مالی) را برای شما انجام می دهد ، برون سپاری کنید.

به زودی ممکن است شما به استفاده از یک سیستم مبتنی بر رایانه تبدیل شوید ، که به طور خودکار ورود معاملات ، به روزرسانی دفترچه ها ، تولید صورتهای مالی و تجزیه و تحلیل مالی (بیشتر در مورد این موارد بعدی) و تولید گزارش های مورد نیاز برای تشکیل مالیات و غیره است. اشکال در استفاده از رایانه این است که شما ممکن است اهمیت دانستن چگونگی عملکرد فرآیندهای حسابداری خود را دست کم بگیرید - این یک مزیت برای انجام حسابداری است ، تنها در صورتی که فقط برای چند ماه باشد. شما همچنین باید حداقل برای دو ماه صورتهای مالی و تحلیل مالی خود را تولید کنید. داشتن این دانش و تجربه به شما کمک می کند تا بیشترین استفاده را از منابع مالی خود ایجاد کنید.

(ما پس از بررسی بقیه اطلاعات موجود در این صفحه ، در مورد راهنمای اصلی مدیریت مالی غیرانتفاعی ایالات متحده بیشتر صحبت خواهیم کرد.

حساب ها و نمودار حساب ها

شما هر ورودی را مطابق با دسته یا حساب معامله ارسال خواهید کرد. هر حساب با شماره حساب همراه خواهد بود. این شماره ها هنگام توسعه صورتهای مالی شما (بیشتر در مورد موارد بعدی) ارجاع می شوند. شما به نمودار حساب هایی مراجعه می کنید که به شما می گوید هنگام ارسال ورودی از چه شماره حساب استفاده کنید. شما می توانید نمودار حساب های خود را طراحی کنید ، از جمله مراجعه به شماره حساب خود. این نمودار معمولاً دارای پنج حوزه است ، از جمله دارایی ، بدهی ، دارایی خالص (یا مانده صندوق) ، درآمد و هزینه ها. شماره های حساب که به شما ارائه می دهید باید به انواع خاصی از درآمدها و هزینه هایی که انتظار دارید بیشتر باشد بستگی دارد.

با این حال ، افراد غیرانتفاعی باید فعالیت حساب را با توجه به طبقه بندی های عملکردی (یا برنامه ها) و طبیعی (یا پشتیبانی) گزارش دهند. معاملات برنامه هایی است که به طور مستقیم با ارائه خدمات به مشتریان ، اعضا و غیره مرتبط است. پشتیبانی از معاملات با همه برنامه ها مشترک است ، به عنوان مثال ، هزینه های مدیریت عمومی و غیره. همیشه دانستن اینکه معاملات متعلق به کدام دسته هستند آسان نیست! ما همچنین در مورد مدیریت بودجه برنامه در راهنمای اصلی مدیریت مالی غیر انتفاعی ایالات متحده ، پس از بررسی بقیه اطلاعات موجود در این صفحه ، بیشتر صحبت خواهیم کرد.

بودجه (پیش بینی مالی)

بودجه عملیاتی (یا بودجه سالانه) خواهید داشت که معمولاً برای سال آینده درآمد و هزینه برنامه ریزی شده را نشان می دهد. مبلغ بودجه معمولاً به دسته های اصلی تقسیم می شود ، به عنوان مثال ، حقوق ، مزایا ، تجهیزات رایانه ای ، وسایل اداری و غیره. شما همچنین ممکن است بودجه نقدی داشته باشید ، که به عنوان مثال یک ماه ، پولی را که انتظار دارید دریافت کنید و پرداخت می کنید ، به تصویر می کشد. وادشما همچنین ممکن است بودجه سرمایه داشته باشید ، که هزینه هایی را برای به دست آوردن یا توسعه ، و بهره برداری از تجهیزات اصلی تجهیزات ، به عنوان مثال ، ساختمانها ، خودروها ، رایانه ها ، مبلمان و غیره به تصویر می کشد. توسعه بودجه ها معمولاً توسط مدیر اجرایی هدایت می شود. در مورد شرکت ها ، خزانه دار هیئت مدیره می تواند نقش مهمی در توسعه و ارائه بودجه به بقیه هیئت مدیره ایفا کند. هیئت مدیره مسئولیت بودجه سالانه را بر عهده دارد.

شما باید بودجه برنامه را تهیه کنید ، یعنی بودجه برای هر سرویس اصلی که به مشتریان ارائه می دهید. به عنوان مثال ، یک برنامه حمل و نقل ، یک برنامه مراقبت از کودک. بسیاری از افراد غیرانتفاعی بیش از یک برنامه دارند. برنامه ریزی و ردیابی هزینه های مالی برای هر برنامه بسیار مهم است. تا آنجا که ممکن است ، افراد غیرانتفاعی باید تلاش کنند تا هزینه های سربار یا اداری را به حداقل برسانند ، یعنی هزینه های پشتیبانی از منابعی که از کل سازمان و همه برنامه ها پشتیبانی می کنند ، نه فقط یک برنامه. نمونه هایی از هزینه های اداری اجاره یک ساختمان ، لوازم اداری ، هزینه های کار برای پرسنلی که از دفتر مرکزی یا بیش از یک برنامه ، بیمه و غیره پشتیبانی می کنند ، تهیه بودجه برنامه ای است که هزینه های غیرمستقیم را به برنامه ها اختصاص می دهد. روش های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد. ما همچنین در مورد این روش ها در راهنمای اصلی مدیریت مالی غیر انتفاعی ایالات متحده ، پس از بررسی بقیه اطلاعات موجود در این صفحه ، بیشتر صحبت خواهیم کرد.

معمولاً ، هر ماه (در حین تعادل آزمایشی - بیشتر در مورد آن بعداً) ، گزارش بودجه خود را به روز می کنید تا درآمد و هزینه های واقعی را شامل شود. سپس می توانید درآمد و هزینه های برنامه ریزی شده خود را با درآمد و هزینه های واقعی خود مقایسه کنید. این ایده خوبی به شما می دهد که آیا شما مطابق برنامه عمل می کنید یا خیر ، از جمله جایی که شما نیاز به کاهش هزینه ها دارید و درآمد را ایجاد می کنید.

پول نقد کوچک

هزینه های مکرر و مکرر زیادی را که باید فوراً بپردازید ، به عنوان مثال ، برای خرید سیم برق ، تمبر و غیره خواهید داشت. احتمالاً از یک صندوق پول نقد کوچک کار خواهید کرد. شما ممکن است این صندوق را با نوشتن چک به سازمان خود ایجاد کنید ، و در مورد چک که به صندوق "پول نقد" می رود ، توجه کنید. شما با پر کردن یک کوپن که توصیف می کند چه کسی پول را گرفته است ، چقدر ، برای چه چیزی و در چه تاریخ ، از صندوق خارج خواهید شد.

مانده های آزمایشی

معمولاً ، یک بار در ماه ، شما تعادل آزمایشی را انجام می دهید. اغلب ، خزانه دار هیئت مدیره می تواند به این فعالیت کمک کند. این فعالیت معمولاً با جمع کردن ورودی های مجله (ها) به یک دفترچه عمومی آغاز می شود.(با رشد کسب و کار شما ، ممکن است از انواع دیگری از دفترچه ها نیز استفاده کنید ، به عنوان مثال برای تجهیزات ، حقوق و دستمزد و غیره) هنگام استفاده از حسابداری دو ورودی ، در هر دو طرف دفترچه جمع می کنید تا مطمئن شوید که در کلاعتبارات مساوی را بدهی.

با مقایسه هر یک با اسناد همراه آن، مطمئن خواهید شد که پست‌ها و مجموع‌ها صحیح هستند. برای مثال، ثبت پرداخت‌های نقدی شما با صورت‌حساب چک ماهیانه بانکتان مقایسه می‌شود که نشان می‌دهد چه چک‌هایی را در طول ماه نوشته‌اید. ثبت پرداخت‌های نقدی شما با فاکتورهای همراه و سایر اشکال صورت‌حساب به سازمان شما نیز مقایسه می‌شود تا تأیید شود که هر چکی که برای پرداخت صورت‌حساب نوشته شده است، نیاز است.

کنترل های داخلی

شما اشکال مختلفی از کنترل‌های داخلی خواهید داشت تا اطمینان حاصل کنید که کسب‌وکار برنامه‌های خود را دنبال می‌کند، احتمال اشتباهات را به حداقل می‌رساند، از سرقت کارکنان خودداری می‌کند و غیره. طیف وسیعی از کنترل‌های داخلی وجود دارد. به عنوان مثال، شما مراقب باشید که چه کسی را استخدام می کنید. ممکن است فهرست‌های مجوزی در مورد افرادی که می‌توانند به مناطق ساختمان، انواع اطلاعات و غیره دسترسی داشته باشند، داشته باشید.

همانطور که در بالا ذکر شد، مجموع ها را به گزارش های مالی مختلف از جمله بودجه خود منتقل می کنید تا ببینید آیا فعالیت های مالی شما مطابق با برنامه است یا خیر. برای به حداقل رساندن سرقت کارکنان، نامه های تجاری توسط یک نفر باز می شود که در هر چکی که دریافت می شود وارد می شود. این شخص فردی غیر از شخصی خواهد بود که چک ها را به بانک واریز می کند. پرداخت مبالغ بزرگ، به عنوان مثال، بیش از 500 دلار، ممکن است نیاز به امضای ثانویه، برای مثال، از خزانه دار هیئت مدیره داشته باشد.

شکل دیگر کنترل مالی، حسابرسی است. حسابرسی تجزیه و تحلیل جامعی است که توسط یک متخصص خارج از سازمان از رویه ها و فعالیت های مدیریت مالی شما انجام می شود. حسابرس گزارشی را همراه با انواع مکمل ها تهیه می کند که نشان می دهد سازمان شما چقدر منابع خود را مدیریت می کند. برخی از موسسات غیرانتفاعی ملزم به انجام ممیزی هستند. انجام ممیزی معمولاً تمرین خوبی است، چه از شما خواسته شود یا نه.

صورت های مالی

برای اینکه بدانید سازمان شما چگونه کار می کند، برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی مداوم را انجام خواهید داد. در این برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل، احتمالاً از اطلاعات حسابداری خود برای تهیه صورت های مالی مختلف، از جمله صورت جریان نقدی، صورت فعالیت ها و صورت وضعیت مالی استفاده خواهید کرد.

صورت جریان نقدی شما تغییرات پول نقد شما را در طول سال نشان می دهد. صورت فعالیت شما (که قبلاً به عنوان صورت سود و زیان شناخته می شود) تغییرات دارایی های شما را در سال گذشته نشان می دهد. این بیانیه به ویژه برای اینکه به شما بگوید آیا با پول اضافی یا کسری کار می کنید مفید است. این به شما تصور بسیار خوبی از میزان درآمد و هزینه های شما می دهد. همچنین به مناطق نگران کننده نیز اشاره می کند. صورت وضعیت مالی شما ارزش کلی سازمان شما را در یک زمان معین (معمولاً در پایان سال) نشان می‌دهد، از جمله با گزارش کل دارایی‌ها، کسر کل بدهی‌ها و گزارش خالص دارایی‌های حاصل. خالص دارایی ها بر حسب دارایی های نامحدود، موقتاً محدود و دائماً محدود گزارش می شود. سرمایه گذاران اغلب می خواهند صورت وضعیت مالی را ببینند.(بعداً در مبحث راهنمای اساسی مدیریت مالی غیرانتفاعی ایالات متحده اطلاعات بیشتری در مورد صورت‌های مالی، از جمله مثال‌ها، خواهید آموخت).

آنالیز مالی

به خودی خود، اعداد معمولاً معنی زیادی ندارند. اما وقتی آنها را با اعداد خاصی مقایسه می کنید، می توانید چیزهای زیادی در مورد نحوه عملکرد سازمان خود بیاموزید. به عنوان مثال، می توانید هزینه های برنامه ریزی شده نشان داده شده در بودجه خود را با هزینه های واقعی خود مقایسه کنید تا ببینید آیا هزینه های شما در مسیر درستی قرار دارد یا خیر.

شکل دیگر مقایسه استفاده از نسبت ها است. نسبت مقایسه ای است که با تقسیم ریاضی یک عدد بر عدد دیگر انجام می شود. به عنوان مثال، انتظار می رود سازمان های غیرانتفاعی هزینه های اداری را پایین نگه دارند تا پول بیشتری برای برنامه ها در دسترس قرار دهند. تقسیم هزینه های یک برنامه بر مجموع هزینه های شما نشان دهنده میزان سربار اداری برای اجرای برنامه شما است.

تفسیر نتایج حاصل از انواع مختلف مقایسه به ماهیت سازمان غیرانتفاعی بستگی دارد. به عنوان مثال، یک انجمن ممکن است انتظار داشته باشد در سال اول خود نسبت به یک آژانس خدمات اجتماعی، هزینه های بسیار کمتری را برای هزینه های اداری هزینه کند. در مبحث راهنمای اساسی مدیریت مالی غیرانتفاعی ایالات متحده اطلاعات بیشتری در مورد تجزیه و تحلیل مالی خواهید آموخت.

گزارش مالی

انواع و فراوانی گزارش ها به ماهیت سازمان غیرانتفاعی و وضعیت آن بستگی دارد. برای مثال، اگر سازمان غیرانتفاعی در نوعی بحران باشد، هیئت مدیره ممکن است به گزارش‌های مکرر نیاز داشته باشد.

هیئت مدیره شما باید در هر جلسه هیئت مدیره به گزارش های مالی منظم نیاز داشته باشد. هنگامی که سازمان شما تازه شروع به کار کرده است ، رئیس اجرایی گزارش های مالی را به هیئت تهیه و ارائه می دهد. با این حال ، با توسعه سازمان ، یک خزانه دار هیئت مدیره احتمالاً نقش مهمی در کمک به مدیر اجرایی برای ارائه اطلاعات مالی به هیئت مدیره خواهد داشت. کمیته امور مالی ، به رهبری خزانه دار هیئت مدیره ، تضمین می کند که گزارش های مالی کامل است و به ارائه آنها به سایر اعضای هیئت کمک می کند.

هیئت مدیره ممکن است در هر جلسه به بیانیه وضعیت مالی و بیانیه فعالیت ها نیاز داشته باشد. آنها همچنین ممکن است برای هر برنامه یا مقرون به صرفه برای ابتکارات آینده و مقرون به صرفه درخواست توضیحات مالی کنند. آنها ممکن است قبل از تشکیل مالیات ، اطلاعات را درخواست کنند. آنها مطمئناً باید نتیجه ای از ممیزی های مالی را ببینند. شما می توانید اطلاعات بیشتری در مورد گزارش مالی در راهنمای اصلی مدیریت مالی غیرانتفاعی ایالات متحده بیاموزید.

برای دسته مدیریت مالی (غیرانتفاعی):

برای گردآوری دانش خود در مورد این موضوع کتابخانه ، ممکن است بخواهید برخی از موضوعات مرتبط را که از لینک زیر موجود است ، مرور کنید. هر یک از مباحث مرتبط شامل منابع رایگان و آنلاین است.

همچنین ، کتابهای توصیه شده ذکر شده در زیر را اسکن کنید. آنها به دلیل اهمیت و ماهیت بسیار عملی خود انتخاب شده اند.